ڈچ قانون کے مطابق مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری
26 جون 2023 کو اپ ڈیٹ ہوا۔
جب آپ ڈچ کاروبار شروع کرتے ہیں، تو آپ کو کاروبار کے ماحول کو منظم کرنے والے تمام ڈچ قوانین کی پابندی کرنی ہوگی۔ ایسے قوانین میں سے ایک نام نہاد مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری ہے۔ یہ بنیادی طور پر آپ کو بتاتا ہے، کہ آپ کو اپنی کاروباری انتظامیہ کو کچھ سالوں کے لیے محفوظ کرنے کی ضرورت ہے۔ کیوں؟ کیونکہ یہ ڈچ ٹیکس حکام کو آپ کی انتظامیہ کی جانچ پڑتال کرنے کی اجازت دیتا ہے جب بھی وہ مناسب دیکھیں۔ ٹیکس برقرار رکھنے کی ذمہ داری ایک قانونی ذمہ داری ہے جو نیدرلینڈ کے تمام کاروباری افراد پر لاگو ہوتی ہے۔ اگر آپ پرانی فائلوں اور اپنی انتظامیہ کو محفوظ کرنے کے طریقوں کے ساتھ کام کرنے کے عادی ہیں، تو یہ کافی چیلنج ثابت ہوسکتا ہے۔ یہاں تک کہ ایک اچھا موقع ہے کہ، یہ جانے بغیر، آپ برقرار رکھنے کی ذمہ داری کی تعمیل نہیں کر رہے ہیں۔
خلاصہ یہ ہے کہ مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری یہ بتاتی ہے کہ نیدرلینڈ میں تمام کاروباری افراد قانونی طور پر اپنی کمپنی کی انتظامیہ کو سات سال تک برقرار رکھنے کے پابند ہیں۔ براہ کرم نوٹ کریں، کہ کچھ دستاویزات کے لیے سات سال کی برقراری کی مدت لاگو ہوتی ہے، لیکن دوسروں کے لیے دس سال۔ دستاویزات کو اس طریقے سے ذخیرہ کرنے کی بھی ضرورت ہے، جس سے ڈچ ٹیکس اتھارٹیز کے انسپکٹرز مناسب وقت کے اندر انتظامیہ کو آسانی سے چیک کر سکیں۔ اس آرٹیکل میں، ہم اس بات کا خاکہ پیش کریں گے کہ آپ کی کمپنی کے لیے مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری کا کیا مطلب ہے، آپ اس پر کیسے عمل کر سکتے ہیں اور کن نقصانات کا سامنا کرنا ہے۔
مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری کے بارے میں معلومات
جیسا کہ ہم اوپر بیان کر چکے ہیں، تمام ڈچ کاروباری مالکان کی قانونی ذمہ داری ہے کہ وہ ڈچ ٹیکس حکام کو سات سال پہلے تک انتظامیہ کو چیک کرنے کا موقع فراہم کریں۔ یہ آپ کے مالی اخراجات اور کمائی کے بارے میں بنیادی اعداد و شمار پر لاگو ہوتا ہے، جیسے جنرل لیجر، آپ کے اسٹاک ایڈمنسٹریشن، اکاؤنٹس قابل وصول اور قابل ادائیگی اکاؤنٹس، خریداری اور فروخت کی انتظامیہ اور پے رول ایڈمنسٹریشن۔ تو وہ تمام رقم جو کسی خاص مالی سال کے دوران باہر اور اندر جاتی ہے، جو 1 سے چلتی ہے۔st جنوری سے 31 تکst دسمبر کے آپ کو ذہن میں رکھنے کی ضرورت ہے، اس کا مطلب ہے کہ ہر ایک ڈچ کاروباری شخص کو ٹیکس حکام کی طرف سے بے ترتیب جانچ کے دوران، پچھلے سات (یا دس) سالوں کا تمام ڈیٹا دکھانے کے قابل ہونا چاہیے۔ بے ترتیب کا مطلب ہے کہ وہ غیر اعلانیہ طور پر آسکتے ہیں، لہذا آپ کو عام طور پر ہمیشہ تیار رہنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
چیک ہونے کی بہت سی ممکنہ وجوہات ہیں، حالانکہ بعض اوقات یہ صرف ایک عام آڈٹ کے طور پر ہوتا ہے۔ ٹیکس حکام صرف یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ آپ کو وقتاً فوقتاً چیک کی ضرورت ہے، تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ قانونی طور پر سب کچھ کر رہے ہیں اور اپنی انتظامیہ کو اپ ٹو ڈیٹ کر رہے ہیں۔ یہ چیکس تصادفی طور پر ہوتے ہیں، لیکن اکثر نہیں ہوتے۔ دیگر معاملات میں، زیادہ تر ایک واضح وجہ ہے کہ ٹیکس حکام آپ کو چیک اپ کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ نے وہ ریٹرن جمع کرائے جو ٹیکس حکام کو مشکوک لگتے ہیں۔ یا آپ کسی تفتیش کے بارے میں سوچ سکتے ہیں، کہ ٹیکس انسپکٹر آپ کے سپلائرز میں سے کسی ایک، یا کسی کاروباری پارٹنر یا دوسرے ملوث تیسرے فریق سے انجام دیتا ہے۔ انسپکٹر پھر آپ کی انتظامیہ تک رسائی کی درخواست کرتا ہے، اور دیکھتا ہے کہ آیا وہ غلطیوں یا بے ضابطگیوں کا پتہ لگا سکتا ہے۔ یہی وجہ ہے کہ بک کیپر اور اکاؤنٹنٹس اکثر اپنے گاہکوں کو بتاتے ہیں کہ ایک اچھی طرح سے ڈیزائن اور جامع انتظامیہ چلانا بہت ضروری ہے۔
صرف اس لیے نہیں کہ ٹیکس حکام آکر آپ کی انتظامیہ میں ڈوب سکتے ہیں، بلکہ اس لیے کہ خاص طور پر آپ اور آپ کی کمپنی کے لیے دیگر فوائد ہیں۔ اگر آپ ایک ٹھوس انتظامیہ چلاتے ہیں، تو یہ آپ کو اپنے مالیاتی اعداد و شمار کے بارے میں بصیرت فراہم کرتا ہے۔ آپ اسے کسی حد تک گھریلو کتاب کے متوازی دیکھ سکتے ہیں: آپ ان تمام پیسوں کی نگرانی کرتے ہیں جو آنے اور جانے والے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ بخوبی جانتے ہیں کہ مسائل کہاں ہیں، مثال کے طور پر، جب آپ اثاثوں پر اصل میں منافع کمانے سے زیادہ خرچ کرتے ہیں۔ اس حقیقت کے باوجود کہ یہ موقع بہت اچھا نہیں ہو سکتا کہ کوئی انسپکٹر آپ کے دروازے پر دستک دے، پھر بھی انتظامیہ کو منظم رکھنا دانشمندی ہے۔ کاروباری افراد کے لیے، اکاؤنٹنگ باخبر فیصلے کرنے کے لیے اعداد و شمار کا ایک قابل اعتماد ذریعہ بھی ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ یہ فیصلہ کرنا آسان ہے کہ کسی نئی چیز میں کب سرمایہ کاری کرنی ہے، اس کے برعکس کم سرمایہ کاری کرنے اور اس کے بجائے وقت کی ایک مدت کے لیے زیادہ پیسہ کمانا ہے۔ یہ آپ کو آپ کی کمپنی کے منافع کا مجموعی نقطہ نظر فراہم کرتا ہے، جو بہت اہم ہے اگر آپ حقیقی کامیابی حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
آپ 10 سال کی برقراری کی ذمہ داری کی مدت کب لاگو کرتے ہیں؟
جیسا کہ ہم نے مختصراً اوپر ذکر کیا ہے، برقرار رکھنے کی باقاعدہ مدت 7 سال ہے۔ بعض صورتوں میں، کاروباری افراد کو معلومات اور ڈیٹا کو چند سالوں تک، یعنی 10 سال تک ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ان حالات میں سے ایک جن میں یہ طویل عرصے تک برقرار رکھنے کی ذمہ داری لاگو ہوتی ہے، وہ ہے جب آپ کسی دفتر کی عمارت، یا دوسری قسم کے کاروباری احاطے کے مالک یا کرایہ پر ہوں۔ غیر منقولہ جائیداد کا ڈیٹا دس سال کی برقراری کی ذمہ داری سے مشروط ہے، اس لیے اگر آپ اپنی کمپنی کے ذریعے کسی بھی قسم کی جائیداد کے مالک ہیں، تو آپ کو برقرار رکھنے کی طویل مدت ہوگی۔ وہی لاگو ہوتا ہے، جب آپ کی کمپنی ریڈیو اور ٹیلی ویژن کی نشریاتی خدمات، الیکٹرانک خدمات اور/یا ٹیلی کمیونیکیشن خدمات فراہم کرتی ہے، یا فراہم کرنے میں ملوث ہے، اور اس نے نام نہاد OSS-اسکیم (ون اسٹاپ-شاپ) کا انتخاب بھی کیا ہے۔ ذہن میں رکھیں، کہ ٹیکس حکام کے ساتھ بعض ضوابط یا انتظامات کے بارے میں معاہدے کرنا دراصل مکمل طور پر ممکن ہے، جیسے:
- انتظامیہ کو کتنا مفصل ہونا چاہیے۔
- جس طرح سے ریکارڈ رکھا جاتا ہے۔
- بنیادی ڈیٹا کے علاوہ ڈیٹا کو مختصر مدت کے لیے رکھنا
اگر قابل اطلاق ہو تو، سالانہ کاروباری ٹیکس کٹوتی کے لیے "بنیادی ڈیٹا" ٹائم رجسٹریشن کو بھی رکھیں اور اپ ڈیٹ کریں۔ یہ ایک اچھا مائلیج رجسٹریشن رکھنے کے لیے بھی درست ہے۔ آپ کو اپنی پرائیویٹ کار کو کاروبار کے لیے استعمال کرنے کے لیے رکھنا چاہیے، یا دوسری طرح: جب آپ اپنی کاروباری کار کو صرف کاروبار کے لیے استعمال کرتے ہیں اور کبھی بھی نجی طور پر نہیں۔
کسے انتظامیہ رکھنا چاہیے، بالکل؟
سب سے پہلے سوالات میں سے ایک جو آپ پوچھ سکتے ہیں، وہ یہ ہے کہ کون کم از کم 7 سال تک انتظامیہ رکھنے کا پابند ہے؟ حقیقت میں، ہر ایک کاروباری مالک کو ایسا کرنے کی ضرورت ہے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کا کاروبار کتنا بڑا یا چھوٹا ہے: ذمہ داری ہر ڈچ کاروباری پر منحصر ہے۔ آپ کو صرف ایڈمنسٹریشن رکھنے کی ضرورت نہیں ہے، بلکہ انتظامیہ کو بھی اس طریقے سے رکھا جانا چاہیے جس سے ٹیکس حکام اسے چیک کر سکیں۔ لہذا، اس میں کچھ اصول و ضوابط شامل ہیں، مطلب یہ ہے کہ آپ کی انتظامیہ کو ڈچ قانون کے مطابق مناسب ہونا چاہیے۔ آپ کو اس انتظامیہ کی ضرورت ہے کہ وہ صحیح طریقے سے VAT ریٹرن اور انٹرا کمیونٹی سپلائیز (ICP) کا اعلان جمع کرائیں، بلکہ اپنے کاروبار کو صحیح طریقے سے چلانے کے قابل بھی ہوں۔ عام طور پر، اس کا مطلب ہے کہ آپ کو تمام اصل دستاویزات رکھنے کی ضرورت ہے، لہذا آپ ٹیکس انسپکٹر کو چیک کرنے پر انہیں دکھا سکیں گے۔
مکمل VAT ریکارڈ رکھنے سے کون مستثنیٰ ہے؟
کچھ کاروباری افراد ہیں، جنہیں مکمل VAT ریکارڈ رکھنے کی ضرورت نہیں ہے:
- کاروباری افراد جو صرف VAT سے مستثنیٰ اشیاء یا خدمات فراہم کرتے ہیں۔
- قانونی ادارے جو کاروباری نہیں ہیں، لیکن ان کے پاس VAT شناختی نمبر ہے۔
اضافی انتظامی ذمہ داریاں
کیا آپ ایسی کمپنی کے مالک ہیں جو مارجن سامان میں تجارت کرتی ہے؟ پھر اضافی انتظامی ذمہ داریاں آپ پر لاگو ہوتی ہیں۔ مارجن سامان کیا ہیں؟ مارجن سامان عام طور پر استعمال شدہ (سیکنڈ ہینڈ) سامان ہیں، جو آپ نے VAT ادا کیے بغیر خریدے ہیں۔ بعض شرائط کے تحت، درج ذیل اشیاء کو بھی مارجن سامان کے طور پر شمار کیا جا سکتا ہے:
- فن
- قدیم چیزیں
- وہ مجموعہ جو آپ VAT کے ساتھ خریدتے یا درآمد کرتے ہیں۔
استعمال شدہ سامان کے زمرے میں کیا آتا ہے؟
استعمال شدہ سامان وہ تمام سامان ہیں، جنہیں آپ دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں، چاہے مرمت کے بعد ہو یا نہ ہو۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ وہ تمام سامان جو آپ کسی پرائیویٹ فرد سے خریدتے ہیں وہ ہمیشہ استعمال شدہ سامان ہوتے ہیں، چاہے وہ کبھی استعمال نہ ہوئے ہوں۔ استعمال شدہ سامان میں وہ سامان بھی شامل ہوتا ہے جو گھر میں پالی گئی ہوں یا جیسے گھوڑوں کے معاملے میں۔ جب آپ مارجن سامان کی تجارت کرتے ہیں، تو آپ کو ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ اس حقیقت کی وجہ سے ہے کہ مارجن اشیاء کی تجارت عام انتظامی ذمہ داریوں کے تابع ہے۔ اس کے علاوہ، آپ کے مارجن سامان کی انتظامیہ پر مختلف قوانین لاگو ہوتے ہیں۔ مارجن کے سامان کی خرید و فروخت کو یقیناً آپ کے ریکارڈ میں رکھا جانا چاہیے۔ ان اشیا کے لیے، اس کو حاصل کرنے کے دو مختلف طریقے ہیں:
- آپ ہر فرد کے لیے VAT کا حساب لگاتے ہیں، اور اپنی انتظامیہ میں فی آئٹم کی خریداری اور فروخت پر نظر رکھتے ہیں۔ ٹیکس حکام اسے انفرادی طریقہ کہتے ہیں۔
- آپ اعلان کی مدت میں کل منافع کے مارجن پر VAT کا حساب لگاتے ہیں۔ ہم اسے عالمگیریت کا طریقہ کہتے ہیں۔
دونوں طریقے اضافی انتظامی ذمہ داریوں کے تابع ہیں۔ تو آپ کون سا طریقہ استعمال کرتے ہیں؟ اس سوال کا جواب یہ بتا کر دیا جا سکتا ہے کہ یہ سامان کی قسم پر منحصر ہے کہ آپ کو کون سا طریقہ استعمال کرنے کی اجازت ہے۔ عالمگیریت کا طریقہ درج ذیل اشیا کے لیے لازمی ہے:
- نقل و حمل کے ذرائع، جیسے کاریں، موٹر سائیکلیں، سائیکلیں، موپیڈ اور کارواں
- کپڑے.
- فرنیچر
- کتابیں اور رسائل
- تصویر، فلم اور ویڈیو کا سامان
- ویڈیو ٹیپس، ڈی وی ڈی، میوزک کیسٹ، سی ڈی، ایل پی، وغیرہ۔
- موسیقی کے آلات
- گھریلو ایپلائینسز
- بجلی کے آلات
- پالتو جانور
- آرٹ، نوادرات اور جمع کرنے والی چیزیں (مخصوص شرائط کے تحت، جیسا کہ پہلے ذکر کیا گیا ہے)
ان اشیا میں استعمال ہونے والے پرزوں، لوازمات اور سپلائیز کے لیے بھی عالمگیریت کا طریقہ لازمی ہے، کیونکہ یہ خود مارجن سامان کا ایک لازمی حصہ بناتے ہیں۔ لہذا، یہاں تک کہ اگر آپ اپنی استعمال شدہ کار پر ایک نئی ایگزاسٹ ٹیوب لگاتے ہیں، تو یہ مارجن گڈ (کار) کا حصہ ہوگا۔
وہ سامان جو مارجن سامان کے طور پر اہل نہیں ہیں۔
کیا آپ مارجن سامان کے علاوہ دوسرے سامان میں تجارت کرتے ہیں؟ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کا سامان استعمال کے قابل نہیں ہے؟ پھر آپ کو عالمگیریت کے طریقہ کار کے برعکس انفرادی طریقہ کو لاگو کرنے کی ضرورت ہے۔ عالمگیریت کا طریقہ آپ کو مثبت منافع کے مارجن کے مقابلے میں منفی منافع کے مارجن کو آفسیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اگرچہ انفرادی طریقہ کے ساتھ اس کی اجازت نہیں ہے۔ کسی بھی صورت میں، یہ مکمل طور پر ممکن ہے کہ ڈچ ٹیکس حکام سے طریقوں کو تبدیل کرنے کے لیے کہا جائے، جب بھی آپ کو یقین ہو کہ یہ آپ کے لیے موزوں ہوگا۔ صرف اس صورت میں جب آپ نیلام کرنے والے ہوں، یا آپ کی طرف سے بطور نیلامی کام کرنے والا کوئی درمیانی ہو، آپ عالمگیریت کے طریقہ کار کو لاگو نہیں کر سکتے۔ یہ اس حقیقت کی وجہ سے ہو سکتا ہے، کہ نیلام کرنے والا خریداروں اور بیچنے والوں کے درمیان ایک ثالث کے طور پر کام کرتا ہے، اور اس طرح اسے شے کے مالک کے طور پر نہیں دیکھا جا سکتا۔ اس کے علاوہ، آپ VAT کے ساتھ مارجن سامان فروخت کر سکتے ہیں۔ آپ اصل میں VAT کے ساتھ مارجن سامان فروخت کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ آپ پڑھ سکتے ہیں کہ آپ کو اپنی انتظامیہ میں کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ عام VAT اسکیم کے تحت فروخت کرتے وقت انتظامی نتائج۔
عین مطابق دستاویزات جو آپ کو ایک مخصوص ٹائم فریم کے دوران رکھنے کی ضرورت ہے۔
جیسا کہ ہم نے پہلے ذکر کیا ہے، آپ کو اپنی کمپنی کی انتظامیہ کا تمام بنیادی ڈیٹا 7 سال کی مدت کے لیے رکھنا ہوگا، تاکہ ٹیکس حکام ڈیٹا کو چیک کر سکیں۔ 7 سال کی مدت اس وقت شروع ہوتی ہے جب کسی بھی سامان یا سروس کی موجودہ قیمت ختم ہو جاتی ہے۔ اس تناظر میں 'موجودہ' کا کیا مطلب ہے اس کی وضاحت کرنے کے لیے، ہم کار لیز کے معاہدے کی مثال استعمال کر سکتے ہیں۔ تصور کریں کہ آپ 3 سال کی مدت کے دوران ایک کار لیز پر دیتے ہیں۔ جب تک معاہدہ فعال ہے، اچھی یا سروس کو موجودہ کے طور پر دیکھا جاتا ہے۔ معاہدے کے خاتمے کے ساتھ، تاہم، اس وقت اچھی یا سروس کا استعمال نہیں کیا جا رہا ہے اور، اس طرح، اس کی میعاد ختم ہونے کا اہل ہے۔ اسی صورت حال پر لاگو ہوتا ہے، جب آپ کسی چیز کی ادائیگی کے لیے حتمی ادائیگی کرتے ہیں (آف)۔ اس لمحے سے، آپ کو مسلسل 7 سال تک اس اچھی یا سروس سے متعلق ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے، کیونکہ یہ اس وقت ہے جب برقرار رکھنے کی مدت دراصل شروع ہوتی ہے۔ یقیناً، آپ جاننا چاہیں گے کہ کون سے دستاویزات اور کون سا ڈیٹا آپ کو محفوظ کرنے کے لیے درکار ہوگا۔ بنیادی ڈیٹا عام طور پر درج ذیل پر مشتمل ہوتا ہے۔
- جنرل لیجر
- اسٹاک انتظامیہ
- خرید و فروخت کی انتظامیہ
- اکاؤنٹس قابل وصول اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی انتظامیہ
- پے رول انتظامیہ
اوپر بیان کردہ بنیادی ڈیٹا کے علاوہ، آپ کو اس حقیقت کا بھی خیال رکھنا ہوگا کہ آپ کو تمام ماسٹر ڈیٹا بھی رکھنا چاہیے۔ ماسٹر ڈیٹا کا تعلق مضامین سے ہے جیسے آپ کے قرض دہندگان اور قرض دہندگان کے بارے میں معلومات اور آرٹیکل فائلیں۔ براہ کرم نوٹ کریں، کہ ماسٹر ڈیٹا میں تمام تغیرات کو بعد میں ٹریس کیا جا سکتا ہے۔
رسیدیں ذخیرہ کرنے کا صحیح طریقہ
برقرار رکھنے کی ذمہ داری کا ایک اہم حصہ وہ مخصوص طریقہ ہے جس میں ڈیٹا موصول اور ذخیرہ کیا جاتا ہے۔ اس مخصوص موضوع کا احاطہ کرنے والی قانونی دفعات کے مطابق، آپ کو کتابوں، دستاویزات اور ڈیٹا کیریئرز کو بالکل اسی طرح رکھنا چاہیے جو ٹیکس کے لیے اہم ہیں، جیسا کہ آپ کو موصول ہوا ہے۔ لہذا، اپنی اصل حالت میں، مطلب ماخذ ڈیٹا کی بنیادی ریکارڈنگ۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ ڈیجیٹل طور پر موصول ہونے والی دستاویز کو بھی ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے، جو شروع میں متضاد معلوم ہو سکتی ہے، کیونکہ ڈیٹا کو جسمانی طور پر ذخیرہ کرنا اتنے عرصے تک معمول کے طور پر استعمال ہوتا تھا۔ یہ اب لاگو نہیں ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک اقتباس یا رسید جو آپ کو ای میل کے ذریعے موصول ہوتی ہے، اسے ڈیجیٹل فائل کے طور پر ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے، کیونکہ اصل طریقہ جس میں آپ نے اسے وصول کیا، وہ ڈیجیٹل ہے۔ برقرار رکھنے کی ذمہ داری کے قواعد کے مطابق، آپ صرف اس اقتباس یا انوائس کو ڈیجیٹل طور پر محفوظ کر سکتے ہیں۔
ایک اور کام جو آپ کو کرنا چاہیے، وہ ہے آپ کو موصول ہونے والی فائل کے ماخذ کو ذخیرہ کرنا، ہر ڈیجیٹل فائل کو ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ کرنے کے بعد۔ صرف انوائس کو محفوظ کرنا ہی کافی نہیں ہے، کیونکہ ٹیکس حکام چاہتے ہیں کہ آپ یہ ثابت کر سکیں کہ رسید کے بعد، آپ نے انوائس کو ہاتھ سے ایڈجسٹ نہیں کیا ہے۔ لہذا، آپ کو اس کا احساس نہ صرف خود انوائس کو ذخیرہ کرنے سے ہوتا ہے، بلکہ وہ ای میل بھی جس میں انوائس منسلک تھی۔ یہ انسپکٹر کو یہ دیکھنے کی اجازت دیتا ہے کہ آپ نے پی ڈی ایف یا ورڈ فائل کے طور پر جو انوائس محفوظ کیا ہے، واقعی وہی ہے جو اصل میں ای میل کے ذریعے موصول ہوا ہے۔ انفارمیشن سسٹم میں موجود ڈیٹا، نام نہاد اخذ کردہ ڈیٹا، کو ماخذ ڈیٹا تک واپس ٹریس کیا جا سکتا ہے۔ جب انتظامیہ کو ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ کرنے کی بات آتی ہے تو یہ آڈٹ ٹریل ایک اہم شرط ہے۔ آپ کو اپنے صارفین سے شناخت کے لیے پوچھنے کی بھی اجازت ہے۔ تاہم، جی ڈی پی آر کے قواعد کے مطابق جس چیز کی اجازت نہیں ہے، وہ یہ ہے کہ شناخت کے اس فارم کو کاپی کیا جاتا ہے اور، مثال کے طور پر، انتظامیہ میں محفوظ کیا جاتا ہے۔ اس کی اجازت صرف ان صورتوں میں دی جاتی ہے جب یہ لازمی ہو، جیسے کہ جب آپ کسی ملازم کی خدمات حاصل کر رہے ہوتے ہیں، یا لوگوں کو آپ کی پیش کردہ خدمات (کچھ) کا سبسکرائبر بننے کے لیے اپنی شناخت ثابت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
جسمانی انتظامیہ کو برقرار رکھنے کا صحیح طریقہ
ایک انوائس یا دوسری دستاویز جو آپ کو کاغذ پر ڈاک کے ذریعے موصول ہوتی ہے، اور اسے رکھنا ضروری ہے، آپ ٹیکس حکام کے مطابق اصل میں ڈیجیٹائز اور ڈیجیٹل طور پر اسٹور کر سکتے ہیں۔ تو جوہر میں، آپ سورس فائل کو، جو کہ کاغذ پر انوائس ہے، کو ڈیجیٹل فائل سے بدل دیتے ہیں۔ اسے تبدیلی کہتے ہیں۔ لیکن ذہن میں رکھیں، کہ اس منظر نامے میں آپ کو اصل فائل کو برقرار رکھنے کی بھی ضرورت ہے، جیسا کہ ہم نے اوپر ذکر کیا ہے، قانونی طور پر پابند مدت کے لیے۔ ڈیجیٹائزنگ کرتے وقت، کچھ اہم عوامل ہیں جن کے بارے میں آپ کو آگاہ کیا جانا چاہیے۔ کاروباری مالکان اکثر انوائسز کو اسکین کرکے، دستاویزات کی تصویر لے کر، یا اپنے اکاؤنٹنگ پروگرام سے منسلک ڈیجیٹائزیشن ٹول کے ذریعے ڈیجیٹائز کرتے ہیں، جسے 'اسکین اور پہچان' بھی کہا جاتا ہے۔ صرف ڈیجیٹائزیشن کے اس آخری طریقے سے، کیا نہ صرف زیادہ آسانی سے بلکہ صحیح طریقہ کار کے مطابق انوائسز کو ڈیجیٹائز کرنا ممکن ہے۔
برقرار رکھنے کی ذمہ داری کے بارے میں ایک بروشر میں، ڈچ ٹیکس اتھارٹیز ان شرائط کا حوالہ دیتے ہیں جو تبادلوں کو پورا کرنا ضروری ہے۔ یہاں یہ ضروری ہے کہ اصل دستاویز کی حفاظتی خصوصیات ضائع نہ ہوں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ ہمیشہ کاغذی رسیدیں (کاغذی شکل میں) سات سال کی مدت کے لیے رکھیں۔ خاص طور پر نقد ادا کی جانے والی رسیدوں کی صداقت کی جانچ کرنا ٹیکس حکام کے لیے مشکل ہے۔ دوسری طرف، اکاؤنٹنگ فرموں کی مثالیں بھی ہیں جنہوں نے اس بارے میں ٹیکس حکام کے ساتھ معاہدے کیے ہیں۔ مثال کے طور پر، دفاتر نے اجتماعی طور پر اپنے تمام صارفین کو فزیکل انوائسز کو ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ کرنے کی اجازت حاصل کر لی ہے، تاکہ انہیں مزید کاغذ پر کچھ نہیں رکھنا پڑے گا۔ ایک کاروباری کے طور پر، آپ کے لیے یہ دانشمندی ہے کہ آپ اپنے اختیارات کو تلاش کریں اور ممکنہ طور پر ٹیکس حکام سے اپنی مخصوص خواہشات کے بارے میں بات کریں۔ جب تک آپ ہر چیز کو صاف، شفاف اور قانونی رکھتے ہیں، وہ اکثر لچکدار بننے اور مخصوص طریقوں سے آپ کی مدد کرنے کے لیے تیار ہوتے ہیں۔
ڈیجیٹل ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کا صحیح طریقہ
ڈیجیٹل ڈیٹا کو صحیح طریقے سے ذخیرہ کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ سب سے اہم شرط یہ ہے کہ ڈیٹا کو 7 (یا 10) سال تک محفوظ کیا جانا چاہیے۔ کیا آپ اپنا تمام ڈیٹا اسٹور کرتے ہیں اور اپنے سرور پر کام کرتے ہیں؟ پھر ڈچ مالیاتی قانون یہ حکم دیتا ہے، کہ آپ کے پاس بیک اپ کا ایک اچھا طریقہ کار ہونا ضروری ہے، جب کہ آپ کو یہ بیک اپ مسلسل انجام دینے کی بھی ضرورت ہے۔ اس کے آگے، ان بیک اپس کو اس جگہ سے کہیں مختلف جگہ پر ذخیرہ کیا جانا چاہیے جہاں ڈیجیٹل انتظامیہ واقع ہے۔ آپ، مثال کے طور پر، اس مقصد کے لیے ایک بیرونی ہارڈ ڈرائیو استعمال کر سکتے ہیں۔ اپنے ڈیٹا کو ذخیرہ کرنے کے لیے کلاؤڈ حل کا انتخاب کرنے کی بھی اجازت اور ممکن ہے۔ کیا آپ جانتے ہیں کہ کلاؤڈ بیسڈ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے بہت سے فوائد ہیں، جیسے کہ درج ذیل:
- آپ اور آپ کا بک کیپر یا اکاؤنٹنٹ کسی بھی ڈیوائس سے ڈیٹا تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
- آپ کا ڈیٹا محفوظ رکھا جاتا ہے اور اگر کمپیوٹر یا دیگر ڈیوائس کریش ہو جاتی ہے تو اسے ضائع یا نقصان نہیں پہنچایا جا سکتا
- آپ اپنے آپ کو مطلع کر سکتے ہیں اور حقیقی موجودہ ڈیٹا کی بنیاد پر اپنی کمپنی کو چلا سکتے ہیں۔
- آپ دوسرے پروگراموں کو اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر سے بھی جوڑ سکتے ہیں۔
جب آپ ان اصولوں کو ذہن میں رکھتے ہیں، تو آپ اپنی ڈیجیٹل ایڈمنسٹریشن کو صحیح طریقے سے محفوظ کرنے کے لیے کافی حد تک محفوظ رہتے ہیں۔ ہم ذیل میں ڈیجیٹل انتظامیہ کے حوالے سے کچھ اور دلچسپ تفصیلات بیان کریں گے۔
فائلوں اور ڈیٹا کے ڈیجیٹل اسٹوریج سے متعلق اضافی شرائط اور تقاضے
کیا آپ کے پاس پرانے زمانے کے آلات پر ڈیٹا محفوظ ہے؟ برقرار رکھنے کی ذمہ داری کا مطلب یہ بھی ہے کہ برقرار رکھا گیا ڈیٹا قابل رسائی ہونا چاہیے۔ لہذا، آپ کو اصل فائل تک رسائی اور کھولنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہوگی۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ، مثال کے طور پر، پرانے آلات جو آپ کو ڈیٹا تک رسائی کی اجازت دیتے ہیں، کو محفوظ کیا جانا چاہیے، اگر کچھ ڈیجیٹل فائلوں سے صرف اس طرح مشورہ کیا جا سکتا ہے۔ آپ پرانے سٹوریج میڈیا کے بارے میں سوچ سکتے ہیں، جیسے پرانی فلاپی ڈسک، یا ونڈوز کے پرانے ورژن۔ مزید برآں، زیادہ تر اکاؤنٹنگ پیکیج مالی طور پر نام نہاد آڈٹ فائل کی حمایت کرتے ہیں۔ آڈٹ فائل جنرل لیجر سے ایک اقتباس ہے۔ تاہم، براہ کرم نوٹ کریں کہ صرف آڈٹ فائل کو رکھنا کافی نہیں ہے، کیونکہ اس میں تمام انتظامی اندراجات شامل نہیں ہیں۔ مزید برآں، مواصلات کے تمام الیکٹرانک ذرائع، جیسے کہ آپ کا کیلنڈر، ایپس اور ایس ایم ایس کو ذہن میں رکھیں۔ ای میل، واٹس ایپ، ایس ایم ایس اور یہاں تک کہ فیس بک کے ذریعے آنے والے تمام پیغامات کو جہاں تک سمجھا جاتا ہے کہ وہ 'بزنس کمیونیکیشن' کے زمرے میں آتے ہیں۔ معائنہ کی صورت میں، یہ معلومات انسپکٹر کے ذریعہ درخواست کردہ فارم میں دستیاب کرائی جانی چاہیے۔ یہ اصول ڈیجیٹل ایجنڈا رکھنے پر بھی لاگو ہوتا ہے۔
کاغذی فائل کو ڈیجیٹل یا اسٹوریج میڈیم میں تبدیل کرنے کے بارے میں مزید
کچھ شرائط کے تحت، آپ ڈیٹا کو ایک اسٹوریج میڈیم سے دوسرے میں منتقل کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، کسی کاغذی دستاویز یا CD-ROM کے مواد کو USB اسٹک پر سکین کرنا۔ یقیناً ایسا کرنے کے لیے کچھ شرائط ہیں، جو درج ذیل ہیں:
- تبدیلی صحیح اور مکمل طور پر کی گئی ہے۔
- تبدیل شدہ ڈیٹا برقرار رکھنے کی پوری مدت میں دستیاب ہے۔
- آپ ڈیٹا کو دوبارہ تیار کرنے اور اسے مناسب وقت کے اندر پڑھنے کے قابل اور قابل کنٹرول بنانے کے قابل ہیں۔
اگر آپ اس کا ادراک کرنے میں کامیاب ہو جاتے ہیں، تو آپ مزید کاغذی دستاویزات رکھنے کے پابند نہیں ہوں گے۔ لہذا اگر آپ مذکورہ بالا شرائط کو پورا کرنے کا انتظام کرتے ہیں، تو آپ کو اصل دستاویز رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اس سے آپ کا وقت اور جگہ بچ جائے گی، کیونکہ اب آپ کو فزیکل ایڈمنسٹریشن کی ضرورت نہیں پڑے گی۔ تو بنیادی طور پر، ڈیجیٹل ورژن اصل کی جگہ لے گا۔ اصولی طور پر، تمام دستاویزات کے لیے تبدیلی ممکن ہے، سوائے اس کے:
- بیلنس شیٹ
- اثاثوں اور واجبات کا بیان
- کچھ کسٹم دستاویزات۔
فزیکل ایڈمنسٹریشن کے بغیر، آپ درحقیقت دفتر کی بہت سی جگہ اور اپنے آپ کو کافی اضافی کام بچا سکتے ہیں۔ پرانے آرکائیوز یا بھرے الماریوں میں جوتوں کے بکسوں میں مزید تلاش نہیں کرنا۔ جب آپ گزشتہ 10 سے 20 سالوں کی ڈیجیٹل پیش رفت پر نظر ڈالتے ہیں، تو پوری طرح سے ڈیجیٹل انتظامیہ کی طرف قدم بڑھانا دانشمندی ہے۔ ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ شدہ فائل کو کھونا تقریباً ناممکن ہے، خاص طور پر جب آپ کلاؤڈ پر مبنی حل استعمال کرتے ہیں۔ اس کے علاوہ، ڈیجیٹل فائلوں کو لوپ کرنا بہت آسان اور تیز تر ہے۔ اپنے اکاؤنٹنٹ کی بھی مدد کریں۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے وقتاً فوقتاً بات کریں، اور انتظامیہ کو اس طرح ترتیب دینے کی کوشش کریں، کہ آپ قانونی برقراری کی ذمہ داری کی تعمیل کریں۔ آن لائن اکاؤنٹنگ پروگرام نہ صرف زیادہ قابل کنٹرول انتظامیہ فراہم کرتے ہیں۔ اچھی طرح سے حفاظتی فائر والز اور محفوظ کلیدوں کے ساتھ، اچھے آن لائن اکاؤنٹنگ پروگرام خود بخود آپ کی انتظامیہ کو کلاؤڈ میں محفوظ کر لیتے ہیں۔ آپ اسے ڈیجیٹل سیف کے طور پر، ایک محفوظ جگہ پر دیکھ سکتے ہیں، جس تک آپ اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کے علاوہ کوئی اور رسائی حاصل نہیں کر سکتا۔ یا: ٹیکس حکام، جب انسپکٹر کو آپ کی کتابیں چیک کرنی ہوں گی۔
Intercompany Solutions آپ کو مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری کے بارے میں مزید مطلع کر سکتا ہے۔
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، مالی برقرار رکھنے کی ذمہ داری میں بہت کچھ شامل ہے۔ اس موضوع سے متعلق تازہ ترین قانون سازی کے بارے میں ہمیشہ باخبر رہنا دانشمندی ہے، لہذا آپ کو ایک کاروباری شخص کے طور پر معلوم ہوگا کہ آپ تمام قابل اطلاق ڈچ قوانین کے مطابق کام کر رہے ہیں۔ آپ کے اکاؤنٹنٹ کو درحقیقت آپ کو اس کے بارے میں، ساتھ ہی اس قانون کی مناسب اور محفوظ طریقے سے تعمیل کرنے کے تمام اختیارات کے بارے میں بھی آگاہ کرنا چاہیے۔ اگر آپ کے پاس اکاؤنٹنٹ نہیں ہے اور آپ نہیں جانتے ہیں کہ کس طرح تعمیل کرنا ہے، یا ہوسکتا ہے کہ آپ نے ابھی اپنا کاروبار شروع کیا ہو اور اس طرح کے موضوعات میں نئے ہو: ایسے تمام معاملات میں، آپ ہمیشہ رابطہ کر سکتے ہیں۔ Intercompany Solutions. ہم آپ کو وسیع مالی اور مالیاتی مشورے فراہم کر سکتے ہیں، بشمول آپ کے لیے مناسب انتظام رکھنے کا بہترین طریقہ۔ جب ٹیکس ادا کرنے اور آپ کا سالانہ ٹیکس ریٹرن تیار کرنے کی بات آتی ہے تو ہم مدد اور مشورہ بھی پیش کر سکتے ہیں۔ مزید معلومات کے لیے براہ راست ہم سے رابطہ کرنے میں سنکوچ نہ کریں۔
ذرائع کے مطابق:
